A sua equipe controla o tempo ou é o tempo que controla sua equipe?

Esses dias falamos sobre como ter uma reunião produtiva e com harmonia entre marketing, vendas e publicidade e agora vamos, a outro tópico que pode acabar com a sua gestão como Diretor ou CEO. Estamos falando de controle de tempo, prioridade de atividades e planejamento a ser seguido. 

Trabalhando como gestor de agência há 11 anos, consultor e planejador há quase 20, tive a oportunidade de viver a realidade de centenas de empresas, mas a maior reflexão sobre controle de prazos ouvi faz pouco tempo. Foi de um colega consultor, que também trabalha com marketing, e passou por uma situação um tanto quanto estranha. Esse consultor estava assessorando um profissional de marketing na contratação de uma agência e o gerente de marketing disse ao atendimento da agência “nós aqui na empresa “X” somos muito dinâmicos e rápidos, pois o mercado é muito acelerado. Resolvemos tudo rápido e tudo o que pedimos é para o mesmo dia ou dia seguinte. Vocês são bons de prazo?” 

A reunião não terminou bem, por motivos óbvios. O atendimento saiu da reunião com a certeza que a empresa “X” que não era boa de prazos e muito menos organizada. Nada pior do que levar uma situação dessa para um fornecedor ou para a sua equipe. 

Quando você vai lançar novos projetos isso ocorre? 

Quando queremos agradar ao máximo, seja um fornecedor, colaborador ou gestor acabamos negligenciando prioridades e aceitando situações que não conseguiremos cumprir e todos acabam frustrado. Por isso, a melhor direção é que os trabalhos sejam organizados, planejados e com prioridades definidas, para quando surgir o famoso incêndio, poder dizer que irá atender com segurança ou negar com transparência, pois não há como fazer algo impossível e ninguém se chatear. A transparência e o diálogo são fundamentais para estabelecer relações saudáveis. 

Porém, se a rotina toda se baseia como no caso acima, a relação entre marketing, vendas e publicidade vai ser desastrosa, pois não há um controle e muito menos sinergia. Por melhor que a agência seja, por mais organizada ou estruturada, ela não iria compensar a falta de planejamento do contratante. Rapidez e agilidade para fazer algo são muito importantes sim, mas com consciência. Saber a hora de dizer não é tão importante quanto saber ouvir um não. 

Se você, ao conversar com seu gestor de marketing ou vendas, ouve muito coisas do tipo “a agência está com a entrega atrasada” ou “vou ver isso ainda, mas não sei o dia exato” é hora de entrar na situação e entender. 

Ouça sempre os dois lados para poder ajudar. Entender o que está gerando desencontros com o seu time é papel fundamental da liderança para restabelecer a ordem e direção. Há um tempo o primeiro trabalho solicitado por um cliente veio com prazo para o dia seguinte e foi solicitado às 16h do dia. Se tratava de uma apresentação institucional para uso em reuniões, com umas 15 telas, sem texto definido e sem briefing fechado. O trabalho demorou quase dois meses para finalizar. Só conseguimos de fato alinhar o projeto quando nos reunimos com a CEO da empresa e aí tudo prosseguiu bem até o final.

Hoje, é um trabalho que está em nosso portfólio, mas a relação com o marketing nunca foi boa, pela falta de gestão. Por isso, é muito importante o CEO ser participativo na vida do marketing e vendas, pois podem estar levando uma imagem ruim da sua empresa para o mercado, além de gerar dificuldades nos trabalhos da equipe e fornecedores, atrapalhando os resultados tão esperados. 

Matriz de tempo 

Onde e quais atividades estão sempre em cima da hora ou atrasadas? Vá direto ao ponto. Muitas situações ditas como emergenciais na verdade não são, e sim foram esquecidas ou não administradas, gerando a falsa sensação de urgência. Um framework simples para isso é utilizar a matriz do tempo constantemente. Algo simples que, se feito diariamente, irá evitar muito problema. 

Na agência utilizamos um software de gestão específico para agências de publicidade (ERP) no qual todo o trabalho é estruturado e começamos o dia sabendo como ele irá ocorrer, quem irá fazer o que. Além disso, o atendimento controla com um SCRUM as atividades futuras que estão no radar, pois são pelo menos 7 áreas distintas envolvidas nos trabalhos e cada profissional precisa ser muito preciso com o seu controle individual. O volume de trabalho por dia é grande mas é controlado de forma muito precisa por todos.

Definindo prioridades 

O uso da matriz deve considerar o esforço x resultado, para ajudar na gestão do tempo e uso pleno das capacidades focado em resultados. 

Por exemplo, uma campanha de Google Search, que está ligada diretamente ao resultado, é algo que deve ser prioridade e urgente, mas não necessariamente é algo de grande esforço. 

A criação de um novo site institucional ou a entrada da empresa em uma nova plataforma de redes sociais, é algo importante mas não é urgente. É de grande esforço, pois precisa haver uma série de validações e definições estratégicas com visão de médio/longo prazo. Se algo assim é tratado como urgente, é necessário entender o que está criando essa sensação de urgência. 

Prioridade: Algo que irá gerar no valor ou receita e trará resultado ao negócio. Se o resultado está ligado ao retorno imediato, é urgente, e deve ser feito no curto prazo. Se não está ligado ao retorno de negócios de forma imediata, deve ser planejado. 

Caso muitas atividades enquadradas como importantes e urgentes forem recorrentes, existe um problema de entendimento de prioridades. Aí é necessário intervenção para entender a situação e restabelecer algumas regras e ajustes. Uma necessidade ou outra urgente e sem aviso prévio, é normal, mas isso deve ser raro. A constância ou predominância caracteriza falta de planejamento. 

Como estão as atividades e prioridades da sua empresa?

Escrito por Fernando Griskonis

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